Onbetaalde facturen in Hilversum: zo krijg je als ondernemer je geld alsnog binnen

Blijft een factuur onbetaald, dan werkt een vaste aanpak het best. Stuur eerst een vriendelijke herinnering en daarna een formele aanmaning met een betaaltermijn. Levert dat niets op, dan geef je de zaak pas uit handen. Veel Hilversumse ondernemers wachten te lang met die laatste stap, terwijl de kans op betaling juist kleiner wordt naarmate een vordering ouder is. Wie op tijd doorpakt, houdt zijn kasstroom gezond en voorkomt dat één wanbetaler een gat slaat in de begroting.

Eerst zelf aan de slag met een herinnering en een aanmaning

Begin met een korte betalingsherinnering, want vaak is er gewoon iets misgegaan. Een factuur belandt bijvoorbeeld in een spamfolder of blijft liggen bij de boekhouder. Eén mailtje lost dat meestal op.

Komt er geen reactie, stuur dan een formele aanmaning. Daarin geef je een duidelijke betaaltermijn van bijvoorbeeld veertien dagen en kondig je aan dat je daarna verdere stappen neemt. Lever je aan particulieren, dan is zo’n veertiendagenbrief zelfs wettelijk verplicht voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Bewaar alle correspondentie, want bij een eventuele procedure moet je kunnen aantonen dat je de schuldenaar voldoende kans hebt gegeven.

De vordering uit handen geven

Betaalt de klant na de aanmaning nog steeds niet, dan is het verstandig de vordering uit handen te geven. Een externe partij die zich namens jou meldt, maakt vaak meer indruk dan je eigen zoveelste mail. Veel ondernemers denken daarbij als eerste aan een incassobureau, dat met brieven en telefoontjes druk zet op de schuldenaar.

Dat werkt goed bij klanten die wél kunnen betalen, maar dat tot nu toe simpelweg niet deden. Lastiger wordt het bij een schuldenaar die bewust niet betaalt of elke brief negeert. Een incassobureau heeft namelijk geen wettelijke bevoegdheden. Het kan dreigen met vervolgstappen, maar die niet zelf zetten. Loopt het minnelijke traject vast, de incassofase zonder tussenkomst van de rechter, dan moet de zaak alsnog naar een advocaat en ben je extra tijd kwijt.

Wanneer een incassoadvocaat meer kan betekenen

Een advocatenkantoor dat in incasso is gespecialiseerd, zoals e-Legal incasso advocaten, heeft die wettelijke bevoegdheden wél. Een advocaat mag namens jou procederen bij de rechtbank en kan zelfs het faillissement van de schuldenaar aanvragen. Alleen al de aankondiging daarvan zet veel wanbetalers in beweging, omdat de gevolgen voor hun bedrijf groot zijn.

Daarnaast kan een advocaat via de rechter beslag leggen op bijvoorbeeld de bankrekening of voorraad van de schuldenaar, nog vóórdat de rechtszaak is afgerond. De schuldenaar kan dat beslagen vermogen dan niet wegsluizen terwijl de procedure loopt. Dat verschil in bevoegdheden is precies waarom de keuze tussen een incassobureau en een incassoadvocaat ertoe doet. Bij een onwillige schuldenaar bepaalt het of je blijft aandringen of daadwerkelijk kunt afdwingen.

Veel incassoadvocaten werken bovendien in het minnelijke traject op basis van no cure, no pay. Levert de incasso niets op, dan betaal je in dat traject ook niets. Daarmee vervalt het argument dat juridische hulp alleen iets is voor grote bedrijven met diepe zakken.

Voorkom de volgende wanbetaler

Na een vervelende incasso-ervaring loont het om de eigen facturatie aan te scherpen. Hanteer duidelijke betaaltermijnen op je factuur en leg afspraken altijd schriftelijk vast, zodat er later geen discussie ontstaat over wat er is geleverd. Goede algemene voorwaarden, met daarin een regeling voor incassokosten en rente, maken het verhalen van die kosten op de wanbetaler een stuk eenvoudiger.

Controleer bij grotere opdrachten vooraf de kredietwaardigheid van een nieuwe klant, bijvoorbeeld via een kredietrapport of de gedeponeerde jaarcijfers bij de KvK. En merk je dat een vaste klant steeds later betaalt, trek dan vroeg aan de bel. Een betalingsregeling treffen als het nog kan, is voor beide partijen prettiger dan een procedure achteraf. Zo houd je als ondernemer de regie over je facturen, in plaats van dat je wanbetalers achterna blijft lopen.